Tehokas ja helppo ATS-rekrytointijärjestelmä on järkevä investointi kaikille yrityksille, joilla on tarve rekrytoida organisaatioon uusia tekijöitä. Järjestelmä auttaa löytämään oikeat tekijät nopeasti ja sinulle jää enemmän aikaa muihin tehtäviin.
Lähdetään liikkeelle siitä, mikä on rekrytointijärjestelmä. Yleisesti rekrytointijärjestelmistä käytetty lyhenne ATS tulee englannin kielen sanoista Applicant Tracking System. Järjestelmillä ei niinkään seurata hakijoita, vaan ne kokoavat hakemukset yhteen paikkaan. Palveluiden erilaisia ominaisuuksia hyödyntämällä työnantajan on mahdollista esimerkiksi saada karsintakysymyksillä hakijat heti, ja jopa automaattisesti jonkinlaiseen järjestykseen.
Suomessa hiljattain tehdyn tutkimuksen mukaan alle 100 työntekijän yrityksistä vain 2–3 % käyttää jotakin rekrytointijärjestelmää työhakemusten vastaanottamiseen. Suurin osa vastaajista (56 %) kertoi pyytävänsä hakijoita lähettämään hakemus sähköpostitse. Näin toimien hakemusten ja liitteiden läpikäynti, karsiminen ja lajittelu vie valtavan määrän työaikaa, kuten olet ehkä huomannutkin. Lisäksi hakemusten tietoturvallinen hallinnointi sähköpostilla ei ole mahdollista.
Rahallisten säästöjen lisäksi järjestelmä tarjoaa työnantajalle myös muita etuja, kuten:
- Ammattimaisempi työnantajamielikuva
- GDPR-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittely
- Järjestelmällisempi prosessin mukainen hakemusten käsittely
- Pienempi mahdollisuus virheisiin ja tietojen tai hakemusten hukkaamiseen
- Hakemusten dokumentointi ja arkistointi tulevaisuuden tarpeita varten
- Keskitetty työpaikkailmoitusten julkaiseminen mediakanaviin ja sosiaaliseen mediaan
- Usein toistuvien rekrytointiprosessien automatisointi
Näin investointi ATS-järjestelmä maksaa
ATS-järjestelmien käyttö hinnoitellaan yleensä käyttäjämäärien ja käyttöajan eli kuukausien mukaan. Keskikokoisten järjestelmien hinnat ovat noin 1500–4000 € vuodessa. Aikaisemman tutkimuksen mukaan päätoiminen rekrytoija säästää keskimäärin 15–20 työtuntia kuukaudessa (180–240 tuntia vuodessa) siirryttyään excel-taulukoista ATS:n käyttöön. (Recruitcrm 2021). Säästynyt työmäärä perustuu tutkimuksessa mukana olleisiin suuryrityksiin, joilla on yksi tai useampia päätoiminen rekrytoijia.
Jos tutkimuksen tuntimäärät kerrotaan työkustannuksilla, esim. 30 €/h ja säästetyt tunnit vuodessa olisivat 180–240 tuntia vuodessa, saadaan ATS-järjestelmän käytöstä säästöä jopa 5400–7320 € vuodessa!
Toimivan ATS-rekrytointijärjestelmän käyttöönotto maksaa siis itsensä takaisin jopa kuukaudessa. Järjestelmä on hyödyllinen yrityksen koosta riippumatta. Vai mitä olet mieltä näistä asiakaspalautteista?
”Säästämme keskimäärin kahden kuukauden palkkakulut, kun HR-osastomme otti ATS:n käyttöön.”
”Pääsimme eroon hankalista excel-taulukoista ja investointi oli jo kuukauden päästä maksettu.”
”Työaikaa säästyy ATS:n hankinnan myötä niin paljon, että vältyimme uuden henkilöstöassistentin palkkaukselta.”
Rekrytointijärjestelmän merkitys pk-yrityksille
Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on harvemmin yhtä päätoimista henkilöä hoitamassa rekrytointeja. ATS-järjestelmän tuomia hyötyjä voidaan kuitenkin tarkastella esimerkiksi seuraavalla tavalla:
Tutkimusten mukaan työnantajien arvioimat henkilöstökustannukset yhtä rekrytointia kohden ovat työntekijöiden tuntipalkasta riippuen noin 600–1700 €/rekrytointi. Yritykset palkkaavat vuodessa 2–7 uutta työntekijää. Laskennallisesti tästä syntyy työnantajalle vuodessa 1200–11 900 euron edestä henkilöstökuluja. Pienissä yrityksissä rahallinen hyöty ATS-järjestelmän käytöstä on vaikeammin laskettavissa, koska se on hyvin yrityskohtainen ja riippuu monista osatekijöistä.
Pienemmille yrityksille rekrytoinnin onnistumisella on kuitenkin suhteessa isompi merkitys kuin suuremmalle yritykselle. Epäonnistunut rekrytointi maksaa paljon ja siksi niiden välttämiseen on panostettava kaikin keinoin.
Nykyisessä haastavassa työvoimatilanteessa yrittäjät tyytyvät liian usein ottamaan töihin henkilön esimerkiksi kollegan suosituksesta ilman kokonaisvaltaista rekrytointiprosessia, koska se tuntuu liian vaivalloiselta. Rekrytointijärjestelmän avulla pienyrittäjälläkin on mahdollisuus toteuttaa tehokas ja onnistunut rekrytointiprosessi.
ATS-järjestelmän ostajan muistilista
Suomessa markkinoilta löytyy ainakin parikymmentä ATS-järjestelmää, jotka eroavat toisistaan hinnoiltaan ja ominaisuuksiltaan. Alle 10 työntekijän yrityksessä tarpeet ovat erilaiset kuin yli 250 hengen suuryrityksessä ja budjettikin on erilainen.
Suosittelemme tekemään oman vaatimus- ja toivelistan ominaisuuksista, joita yrityksesi järjestelmältä haluaa. Tässä esimerkki:
- Oma työpaikkailmoitussivu (muokattava URL-osoite)
- Integroinnit ja julkaiseminen muihin mediakanaviin ja sosiaaliseen mediaan
- Käyttäjämäärä ja rekrytointiprosessin jakaminen tiimin kesken
- GDPR-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittely
- Valmis työnhakijapooli ja sen työnhakijadatan laatu
- Käytön helppous ja intuitiivisuus
- Responsiivisuus mobiilikäyttöä varten
- Mahdollisuus käyttää yrityksen logoa, videota ja valokuvia sekä linkityksiä
- Budjettiisi sopiva hinta ja hinnoittelujärjestelmä
Kiinnostuitko ja haluaisit tietää lisää?
Voit varata rekrytoinnin asiantuntijaltamme ajan ilmaiseen konsultointiin. Autamme löytämään sinun yrityksellesi toimivimmat ratkaisut.
Lataa ilmainen e-kirja
Olemme tunnistaneet rekrytointiprosessin suurimmat haasteet ja tiedämme niihin myös ratkaisut. Tämä e-kirja auttaa sinua luomaan yrityksellesi timanttisten tekijöiden huipputiimin.
